Müdürlüğün görev yetki ve sorumlulukları; evrak akışının sağlanması, meclis ve encümen kararlarının sekreterya işlemleri, nikah akitlerinin yapılması, kurum arşivi ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesidir.

• 5393 Sayılı Kanununun Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyon görevi yapar. Meclis toplantı günlerinin ve gündem maddelerinin süresi içerisinde uygun araçlarla ilan edilmesini sağlar. Meclis toplantı tutanaklarını tutar, toplantıları kayda alır/aldırır, kayıtların kaset çözümlemesini yapar ve arşivler. Meclis kararlarının alınmasına müteakip birer nüshasını ilgili birimlere gönderir ve birer nüshasını arşivler. Ayrıca meclis kararlarının yayınlanmasını sağlar.
• 5393 Sayılı Kanununun 33. maddesine istinaden Belediye Başkanı tarafından Yazı İşleri Müdürünün Encümen üyesi olarak görevlendirilmesi halinde, üye olarak toplantılara katılır. Yazı İşleri Müdürü ve görevlendirdiği personeller aracılığı ile encümen işlemlerinin sekreterya işlemlerini yapar. Alınan encümen kararlarının birer nüshasını ilgili birime göndererek ayrıca kararların birer nüshasının arşivlenmesini sağlar.
• Belediyeye kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerden gelen tüm evrakların konularına göre ayırt edilmesi, kayda alınması ve koordinasyon işlemlerini sağlar. Belediyemizce cevaplanması gereken evrakların kurye, posta veya elektronik ortamda ilgililere ulaştırılması işlemlerini yürütür.
• 5393 sayılı Belediye Kanunu ve Medeni Kanunla Belediye Başkanına verilen resmi nikah akit işlemleri, Belediye Başkanının görevlendireceği evlendirme memuru sorumluluğunda Müdürlüğümüz Nikah Bürosu tarafından yürütülür.
• Birim arşivlerinden kurum arşivine devri yapılan arşivlik malzeme niteliği taşıyan materyallerin, Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümleri gereğince teslim alma, dijitalleştirme, saklama, yararlanma ve imha süreçlerinin takip edilmesini sağlar.

Yazı İşleri Müdürlüğü, sayılan bu görevlerini 03.07.2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanunu, yürürlükteki diğer ilgili kanun ve yönetmelikler ile Müdürlük Yönetmeliği çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca, kanun, yönetmelik ve ilgili mevzuatla  verilen görevlerini gereken özen ve dikkatle yapmak ve yürütmekle sorumludur.  

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Teşkilat Yapısı, Bağlılık

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Yazı işleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 - (1)Bu Yönetmelik, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile Yazı İşleri Müdürlüğünde görev yapan personelin çalışma usul ve esasları, yetki ve sorumluluklarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 - (1) Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen:

1. Başkan Yardımcısı: Müdürlüğün bağlı olduğu başkan yardımcısını,
2. Başkanlık: Çekmeköy Belediye Başkanlığını,
3. Belediye Başkanı: Çekmeköy Belediye Başkanını,
4. Belediye: Çekmeköy Belediyesini,
5. Birim: Yazı İşleri Müdürlüğünün hizmetlerinin yürütüldüğü birimleri.
6. Büro: Yazı İşleri Müdürlüğünde birimlerin bağlı olduğu büroları.
7. EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
8. Encümen: Çekmeköy Belediye Encümenini,
9. KYS: Kalite Yönetim Sistemi.
10. Koordinatör: Bir veya birden fazla büronun/şefliğin iş ve işlemlerinin yapılmasından sorumlu personeli.
11. Meclis: Çekmeköy Belediye Meclisini,
12. Müdür: Yazı İşleri Müdürünü,
13. Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü
14. Personel: Yazı İşleri Müdürlüğü bürolarının/birimlerinin iş ve işlemlerinin yürütülmesineden sorumlu personeli.
15. SDP: Standart Dosya Planını,
16. Sorumlu: Bürolardaki iş ve işlemlerin yapılmasından sorumlu personeli.
17. Şef: Bir veya birden fazla büronun iş ve işlemlerinin yapılmasından sorumlu personeli.
18. Yönetmelik: Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat Yapısı, Bağlılık

Personel ve teşkilat yapısı

MADDE 5 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

1. Müdür
2. Koordinatör
3. Şef
4. Büro Sorumlusu
5. Memurlar
6. İşçiler
7. Sözleşmeli Memurlar
8. Hizmetli Personel
9. Diğer Personel

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

1. İdari İşler Bürosu,
2. Kararlar Bürosu,
3. Kurum Arşiv Bürosu,
4. Nikah Bürosu.

(3) Müdürlük içi ve diğer müdürlüklerle koordinasyon yapısı aşağıdaki gibidir.

1. Birim Halkla İlişkiler Sorumlusu,
2. Birim KYS Sorumlusu,
3. Birim Mutemedi,
4. Birim Taşınır Sorumlusu,
5. EBYS Sorumlusu,
6. Gerçekleştirme Görevlisi,
7. İş Sağlığı ve Güvenliği Sorumlusu,
8. Stratejik Plan ve Süreç Sorumlusu.

(4) Görevlendirme Durumu

1. Müdür
2. Koordinatör
3. Şef
4. Sorumlu
5. Memur
6. Büro Personeli
7. Diğer (Yardımcı) Personel
8. Evrak-Kayıt Personeli
9. Dış Kurye (Posta)
10. İç Kurye

(5) Yazı işleri Müdürlüğünde görev yapan personellerin (sorumlu, memur, büro personeli, yardımcı personel,vd.) belirlenmiş/belirlenecek görev ve sorumluluk alanları organizasyon şemasında gösterilir.

(6) Organizasyon şemasında belirlenen/belirlenecek görev alanlarının tanımları güncel mevzuat esas alınarak birim Müdürü tarafından yapılır.

(7) Müdürlüğün bürolarında/birimlerinde görevli kamu personellerinin (memur, sözleşmeli memur ve işçi) iş ve işlemlerinin yürütülmesinde aksaklığa sebebiyet verilmemesi için gerektiğinde bürolara/birimlere eğitimi, deneyimi, öğrenimi, beceri ve kabiliyeti gibi özellikleri esas alınarak hizmet alımı personeller, kamu personellerine yardımcı personel olarak görevlendirilebilir.

(8) Görevlendirilen personellere (kamu ve hizmetli personeller) görev tanımları tebliğ edilir. Tebliğ edilen görev tanımlarının bir nüshası personelin Müdürlüğündeki özlük dosyasında muhafaza edilir. Bu personel yaptığı iş ve işlemlerden kaynaklanan aksama ve olumsuzluklardan dolayı ilgili yasalar önünde sorumludur.

Bağlılık

MADDE 6 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 7 - (1) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

1. Kurumun/Müdürlüğün fiziki veya elektronik ortamda evrak akışının (gelen/giden) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılmasını sağlamak.
2. Evrakları “Standart Dosya Planı” kapsamında düzenlemek, dosyalalamak, Saklama Planına göre arşivlenmek ve bu belgelere/dosyalara kolay ve hızlı bir şekilde erişilmesini sağlamak.
3. Kurumda Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) kurulması, kullanılması ve yerleşmesi işlemlerini yürütmek.
4. Belediyeye gelen/giden evrak ve elektronik belgeleri, postaları zimmetle ve elektronik ortamda teslim almak/etmek.
5. Kurum arşiv işlemlerini yürütmek.
6. 5393 Sayılı Kanuna göre Belediye Meclisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
7. Üyelerin talep etmesi halinde Belediye Meclis Kararı ile, meclis çalışmalarının sesli ve görüntülü kayıtlarını üyelere vermek.
8. Belediye Meclis Üyelerinin bilgilendirilmesi amacıyla il dışı toplantı ve değerlendirme programlarını organize etmek.
9. 5393 sayılı Kanununa göre Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
10. 4721 sayılı Türk Medeni Kanununa göre nikah iş ve işlemlerini yürütmek.
11. Müdürlüğün 5018 Sayılı Mali Kontrol Kanununa göre tüm taşınır işlemlerini yürütmek.
12. Kamu İhale Kanununa (4734) göre mal ve hizmet alımını yapmak.
13. 5018 Sayılı Mali Kontrol Kanuna göre Kurumun stratejik planı doğrultusunda, Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak.
14. Çekmeköy Belediyesinin üyesi olduğu Birliklerle ilgili iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.
15. Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı/uygulayacağı tüm politikalara uygun olarak iş ve işlemleri yürütmek.
16. Bilgi edinme kapsamında Müdürlüğe gelen evrakların süresi içerisinde cevaplanmasını sağlamak.
17. Başkanlıkça verilen diğer görevleri mevzuat çerçevesinde gereken özen ve çabuklukla yapmak.

İdari işler Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 8 - (1) İdari İşler Biriminin görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır.

1. Kuruma/Müdürlüğe fiziki veya elektronik ortamda genel evrak akışının (gelen/giden) düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak.
2. Kurumu/Müdürlüğü ilgilendiren bir fiziki evrak ise zimmetle teslim almak, elektronik ortama aktarmak, konusuna göre Standart Dosya Planına göre fiziki veya elektronik ortamda sayı verilerek uygun şekilde kaydetmek, Başkanlık Makamınca havale yetkisi verilen personelden havalesi alındıktan sonra evrakın havale kısmını incelemek, mevzuat gereği konularını (bilgi, gereği için, süreli, acele, gizli vb.) belirtmek; bilgi, belge ve görüş talep edilen yazılarda mevzuatta belirtilen süreler esas alınarak Müdürlüğe veya ilgili Müdürlüğe evrakın fiziki veya elektronik ortamda gönderilmesi işlemlerini yapmak.
3. Müdürlüğün idari yazışmalarını yapmak.
4. Üyesi olunan birliklerle ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
5. Müdürlüğü ilgilendiren BİMER, Bilgi Edinme, Serinokta vb. yazıların cevaplanmasını sağlamak.
6. Personelin özlük işlemlerini takip etmek.

Kararlar Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 9 - (1) Meclis Biriminin görev, yetki ve sorumluluğu;

1. Müdürlüğün Meclisle ilgili tekliflerini (fiziki veya elektronik ortamda) hazırlamak.
2. Müdürlüklerin, Belediye Meclisine gelen tekliflerini (fiziki veya elektronik ortamda) almak.
3. 5393 sayılı Kanun ile Belediye Meclis Çalışma Yönetmeliğine göre Meclis çalışmalarını yürütmek.
4. Meclis çalışmalarının sekreteryalığını yapmak.
5. Meclis üyeleri, komisyon üyeleri ve denetim komisyonu üyelerinin özlük ve huzur haklarının takibini yapmak.
6. Meclis Üyelerinin il dışı programlarını organize etmek.
7. Belediye Meclis Toplantılarının sesli ve görüntülü kayıt işlemlerini takip etmek ve arşivleme işlemlerini yapmak
8. Belediye Meclis Kararlarının sesli ve görüntülü kayıtlarını isteyen üyelere mevzuat içerisinde cevap vermek.
9. Belediye Meclis Üyelerince verilen soru önergelerinin koordinasyonunu yapmak ve cevaplandırmak.
10. Kesinleşen Meclis Kararlarının uygun araçlarla duyurulmasını sağlamak.
11. Mevzuat ile verilen diğer görevleri yapmak.

(2) Encümen Biriminin görev, yetki ve sorumluluğu

1. Müdürlüğün Encümenle ilgili tekliflerini (fiziki veya elektronik ortamda) hazırlamak.
2. Müdürlüklerin, Encümene gelen tekliflerini (fiziki veya elektronik ortamda) kayda almak.
3. Teklifleri gündem haline dönüştürmek.
4. Başkanlık Makamınca belirlenen gündemi dosyalarıyla birlikte encümene sunmak.
5. Belediye Encümeninin toplantı günlerini takip ve koordine etmek.
6. Encümen çalışmalarının sekreteryalığını yapmak.
7. Encümen üyelerinin huzur haklarının takibini yapmak.
8. Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

Nikah Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 10 – (1) Nikah Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu;

1. Usulüne uygun gelen başvuruları mevzuat dahilinde kabul etmek.
2. 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu ve Evlendirme Yönetmeliğine göre nikah iş ve işlemlerini yürütmek.
3. Belediye Başkanı tarafından yetkilendirilen personelce nikah akdini gerçekleştirmek.
4. Belediye Meclisince belirlenen nikah ücretlerini tahakkuka bağlamak.
5. Evlenme kütüğüne ve MERNİS tutanaklarına kayıtları geçmek.
6. Cüzdanları hazırlamak ve kayıtları nüfus müdürlüğüne (fiziki veya elektronik ortamda) bildirmek.
7. Nikah Bürosunun tüm yazışmalarını (fiziki veya elektronik ortamda) yapmak.
8. Uluslararası Aile Cüzdanını ilgili kurumdan temin etmek.
9. Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

Kurum Arşiv Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 11 - (1) Kurum Arşiv Bürosu görev, yetki ve sorumluluğu;

1. Birim arşivlerinin düzenlenmesine danışmanlık hizmeti vermek ve gerektiğinde yardımcı olmak.
2. Müdürlükler tarafından Kurum Arşiv Bürosuna teslim edilen fiziki veya elektronik ortama aktarılan belgeleri/dosyaları usulüne uygun olarak düzenlemek, saklama koşullarına göre muhafaza etmek ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlamak.
3. Belgelerin/dosyaların, müdürlüğün ilgili personeli tarafından istenmesi halinde fiziki veya elektronik ortamda zimmet karşılığı teslim edilip/alınmasını sağlamak.
4. Gerçek ve tüzel kişiler ile kurumlara ekspertiz hizmeti sunmak.
5. Sunulan hizmetler için Belediye Meclisince belirlenen ücretleri tahakkuka bağlamak.
6. Saklama süresi dolan evrakların komisyon kurularak imha işlemlerini yapmak.
7. Arşiv konusunda oluşturulan standartları ve mevzuatı takip etmek.
8. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesi gereken dosyaların devir işlemlerini gerçekleştirmek.
9. Kurum arşivi ve birim arşivi ile ilgili hüküm bulunmayan hallerde Çekmeköy Belediye Başkanlığınca hazırlanacak Yönerge, Tebliğ vb. mevzuatları uygulamak.
10. Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

Müdürlük içi ve diğer müdürlüklerle koordinasyon yapısı

MADDE 12 - (1) Birim Halkla İlişkiler Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
2. Vatandaşlar/kurumlar tarafından iş ve işlemleri hakkında bilgi istenmesi halinde, bürolardan bilgi alarak vatandaş/kurumları bilgilendirir.
3. Birim faaliyetlerinin duyurulması amacıyla, basın yayın ve halkla ilişkiler faaliyetlerini yürüten birimle koordineli çalışır.
4. Halkla ilişkiler koordinasyon toplantılarına katılarak alınan kararları birim amirine sunar ve uygun görüş alınarak uygular.
5. Kurumun tanıtılması amacıyla Müdürlükten istenen bilgi ve belgeleri birim sorumluları ile hazırlar ve ilgili birime teslim eder.
6. Kurumun halkla ilişkiler faaliyetlerine, bulunduğu konum itibarıyla gerekli desteği verir.
7. İşçi veya hizmet alımı personel görevlendirilmesi halinde yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
8. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
9. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

(2) Birim KYS Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
2. KYS kapsamında birim içinde süreçler, görev tanımları, talimatlar, formlar, iş akış şemalarını hazırlar ve günceller.
3. KYS kapsamındaki dokümanların birim içinde kullanılmasını sağlar.
4. Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi yönünden değerlendirerek, birimin kaynaklarını, kurum tarafından belirlenen politika ve hazırlanan planlar doğrultusunda verimli uygulanmasını sağlar.
5. Müdürlüğün mevcut durumunun izlenerek güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesi, zayıf yönlerinin tespit edilmesi halinde gerekli tedbirlerin alınması için yöneticilerin bilgilendirilmesini sağlar.
6. Bütün çalışanların iş ve görev tanımına uygun olarak çalıştırılması, birim içi koordinasyonun sağlanması ve sürekli gelişmeye dayalı bir ortamın oluşturulmasını sağlar.
7. Yapılan KYS çalışmaları hakkında birim çalışanlarını bilgilendirir.
8. KYS evraklarını, tarihine ve standart dosya planına göre usulüne uygun olarak düzenler, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
9. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
10. Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı/uygulayacağı tüm kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği, vatandaş memnuniyeti ve diğer iyileştirme çalışmalarına yönelik yönetim sistemleri, standartlar ve kabullerin getirdiği/getireceği politikaların incelenmesi ve uygulanması işlemlerini yürütür.
11. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

(3) Birim Mutemedinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
2. Müdürlük adına verilen avanstan yapılan harcamaları belgeye bağlar, mahsubuna ilişkin belgeleri muhasebe yetkilisine verir ve artan tutarı iade eder.
3. Ön ödemelerden harcanan tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde üç ay içinde muhasebe yetkilisine verir ve artan tutarı iade eder.
4. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporlar hazırlar.
5. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

(4) Taşınır sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
2. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, memur veya kamu personeli arasından görevlendirilir.
3. Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları, cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim alır, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eder.
4. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutar, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenler ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine gönderir.
5. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol eder, teslim alır, bunları kesin kabulü yapılmadan kullanıma vermez.
6. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim eder.
7. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirlerin alınmasını sağlar.
8. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirir.
9. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapar, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirir.
10. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol eder, sayımlarını yapar.
11. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olur.
12. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlar ve harcama yetkilisine sunar.
13. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludur.
14. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar.
15. Tüm işleri birim amirlerinin bilgi ve gözetiminde doğru ve zamanında yapar.
16. Taşınır işlemleri yoğun ise harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görevlendirilir.
17. Evrakların, tarihine ve standart dosya planına göre usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
18. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
19. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir. 0

(5) EBYS Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
2. Müdürlükte çalışan ve kendine bağlı/yardımcı olan memur, işçi, yardımcı hizmetler personeli ve stajyerlerin tüm iş ve işlemlerini zamanında, verimli yapılmasını ve mesai durumlarını denetler ve Müdüre bilgi verir.
3. zinli veya raporlu olan diğer sorumluların yerine görevlendirilmesi halinde diğer birim sorumlularının işlerini yürütür.
4. Kurumda Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) kurulması, kullanılması ve yerleşmesi işlemlerinin yürütülmesini sağlar.
5. EBYS ve Standart Dosya Planı kapsamında evrakların usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
6. Görev alanıyla ilgili toplantıların koordinasyonu ve toplantı tutanaklarının hazırlanması işlerini yapar.
7. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
8. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

(6) Gerçekleştirme görevlisinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
2. Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütür.
3. Ödeme Emri Belgesini düzenler.
4. Ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol yapılmasını, bu kontrol sonucunda, Ödeme Emri Belgesi üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülmesini sağlar.
5. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre Kurumun Stratejik Planı doğrultusunda, Müdürlüğün bütçesinin hazırlanmasına yardımcı olur.
6. Evrakların, tarihine ve standart dosya planına göre usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
7. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
8. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

(7) İş Sağlığı ve Güvenliği Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
2. Kurum içinde iş sağlığı ve güvenliği konusunda verilen eğitimlere katılarak, alınan eğitim konusu hakkında ilgili personellere bilgi verir.
3. İş sağlığı ve güvenliği konusunda ilgili personellerin mevzuatta belirtilen kurallara uygun çalışmasını sağlar.
4. Kurumun iş sağlığı ve güvenliği konusunda ilgili personellere duyurulması ve yapılmasını istediği iş ve işlemleri takip eder, sonuçlandırır ve gerektiğinde ilgili birime bilgi verir.
5. Müdürlük içinde, birimlerde iş sağlığı ve güvenliği konusunda gerekli önlemlerin alınmasını sağlar.
6. İş sağlığı ve güvenliği konusunda tespit etmiş olduğu eksiklikleri rapor halinde birim Müdürüne sunar.
7. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporlama istenmesi halinde hazırlar.
8. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

(8) Stratejik Plan ve Süreç Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
2. Kurum içinde konu hakkında düzenlenen eğitimlere katılarak, Müdürlüğün alınan kararlara uygun çalışmasını sağlar.
3. Müdürlükçe belirlenen hedeflerin takip edilmesini sağlar.
4. Müdürlüğün, Kurumun Stratejik Planında belirlenen hedeflerinin takip eder, karşılaştırır, gerekli analizleri yapar ve sonuçlarını birim amirine sunar.
5. Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyet Raporu, İç Kontrol süreçlerini takip eder, rapor hazırlar, ve Müdürlüğe sunar.
6. Müdürlük tarafından konuyla ilgili yapılan çalışmaların, ilgili birimlerinden takibini ve sonuçlandırılmasını sağlar.
7. Müdürlüğün, Kamu İhale Kanununa göre mal ve hizmet alımları iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılmasında görev yapar.
8. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre Kurumun Stratejik Planı doğrultusunda, Müdürlüğün bütçesini hazırlar.
9. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
10. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Müdürün Atama, Görev Yetki ve Sorumlulukları, Vekalet

Müdürün atanması

MADDE 13 - (1) Lisans eğitimi veren fakültelerden veya bunlara denkliği yetkili makamlarca kabul edilen yurtiçi ve yurt dışındaki öğretim kurumlarından mezun olmak ve diğer üst normlardaki şartları taşıması aranır.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 14 - (1) Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları;

1. Yazı İşleri Müdürlüğünü temsil eder.
2. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili olarak Müdürlüğün mevzuat içerisinde çalışmalarını düzenler.
3. Müdürlük işlerinin planlı ve programlı bir şekilde yürütülmesini, personel arasında uyum ve işbirliği ortamı kurulmasını sağlar ve çalışmaları takip eder.
4. İş ve işlemlerin yürütülmesinde aksaklığa sebebiyet verilmemesi için organizasyon şemasında belirtmek suretiyle birimlere koordinator, şef, sorumlu veya temsilci görevlendirebilir.
5. İşin özelliğine gore Müdürlüğün personel ihtiyacını ve ihtiyaç duyulan personelin eğitim durumunu belirler.
6. Müdürlüğün Organizasyon Şemasına göre, görevlendirilen personelin; görev, yetki ve sorumluluklarını gelişen mevzuat içerisinde belirleyerek ilgilisine tebliğ eder/ettirir.
7. Görev alanlarına ait tebliğ edilen belgeyi Müdürlüğündeki özlük dosyasında muhafaza eder/ettirir.
8. İzin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personellerin yerine, bir başka personel görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır; mesai takibini yapar.
9. Müdürlük içi yönergeler ve yayınların hazırlanması; belgelerin ilgililere dağıtımının gerçekleştirilmesi, Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlenmesi, çalışmaların değerlendirilmesi işlemlerini yapar.
10. Kurumda Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) kurulması, kullanılması ve yerleşmesi işlemlerinin takibini yapar/yaptırır.
11. Başkanlık Makamınca fiziki veya elektronik ortamda evrak havale yetkisi verilmesi halinde, Standart Dosya Planına göre bu işlemin yerine getirilmesini ve evrak akışının (gelen/giden) düzenli bir şekilde yapılmasını sağlar.
12. Müdürlüğe gelen evrakların ilgili personele havalesini yapar.
13. Diğer Müdürlükler ve Kamu Kurum ve Kuruluşlarıyla koordinasyon sağlayarak işlemlerin yerine getirilmesini sağlar.
14. Müdürlüğün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve müdürlülük personelinin 1. derecede sicil ve disiplin amiridir.
15. Müdürlüğe ait bütçe, stratejik plan, performans programının hazırlanması ve faaliyet raporlarının stratejik planlara uygun olarak yapılmasını sağlar.
16. Görevlendirilmesi halinde encümen üyesi olarak encümen toplantısına katılır.
17. 5393 sayılı Kanun ve Medeni Kanunla Belediye Başkanına verilen nikâh akid işlemlerini; Belediye Başkanınca yetki verilmesi halinde yapar, Başkanın onayı ile görevlendirilen evlendirme memurlarınca yapılan tüm yazışmaların (mevzuat gereği nikah memuruna verilen yetkiler dışında), takibi ve koordinasyonunu sağlar.
18. Görevlendirilmesi halinde disiplin kurulunda memurlar ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.
19. Personelin performans belgelerini düzenler.
20. Görev alanı ile ilgili uygulamalarda ortaya çıkan aksaklıklarla ilgili tedbirleri alır ve gerektiğinde Başkanlık Makamına teklifte bulunur.
21. Müdürlüğün; kanunlar, yönetmelikler vs. mevzuatta belirtilen görevleri ile Başkanlık Makamınca verilen görevleri zamanında, verimli ve düzenli şekilde yürütmekle sorumludur.

Vekalet

MADDE 15 - (1) Müdürün izinli veya raporlu olduğu durumlarda işleyişin aksamaması için Başkanlık onayı ile uygun görülen personel Müdür Vekili olarak görevlendirilir.

Çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 16 - (1) Çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları gelişen mevzuat içerisinde birim müdürü tarafından belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Görev ve Hizmet İcrası

Görevin planlanması

MADDE 17 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğündeki bünyesinde yapılacak tüm işler ihtiyaç, talep ve öneriler dikkate alınarak müdür tarafından veya görevlendireceği personeller tarafından planlanır ve uygulanması için birim içinden yeterli personel görevlendirilerek sorumluları belirlenir. Verilen görevlerin zamanında, aksamadan ve etkin yapılmasını sağlamak.

Görevin yürütülmesi

MADDE 18 - (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri Kanun ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

ALTINCI BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük ile birimler arasında işbirliği

MADDE 19 - (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak.

(2) Müdürlüğe fiziki veya elektronik ortamda gelen tüm evrakları Standart Dosya Planı gereği konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre sunmak.

(3) Müdür tarafından, evrakları gereği için ilgili personele tevdi etmek.

(4) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılma durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü fiziki veya elektronik ortamda bulunan dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

(5) Çalışanın ölümü halinde kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim etmek.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

MADDE 20 - (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.

(2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmaları; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

YEDİNCİ BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem

MADDE 21 - (1) Müdürlüğe fiziki veya elektronik ortamda gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

(2) Evraklar ilgili personele elektronik ortamda veya zimmetle karşılığı dağılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine elektronik ortamda ilgili Müdürlüğün bildirdiği EBYS sorumlusuna veya zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

Dosyalama

MADDE 22 - (1) Müdürlüklerde yapılan yazışmalar sonucunda çıktı alınıyor ise birer sureti Standart Dosya Planı gereği konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde, EBYS kapsamında elektronik ortamda yapılıyor ise yine Standart Dosya Planı gereeği elektronik ortamda saklanır.

(2) İşlemi biten fiziki evraklar Birim arşivine, EBYS kapsamında elektronik evraklar ise Standart Dosya Planı kapsamında konularına göre eşleştirme yapılarak arşivlenmesi sağlanır.

(3) Birim Arşivinde saklama süresi dolan evrakların Kurum Arşivine devri yapılır.

(4) Kurum Arşivindeki evrakların istenildiği zaman temin edilmesinden Birim arşiv görevlisi sorumludur.

(5) Müdürlükte fiziki veya elektronik ortamda yapılan tüm yazışmalar Standart Dosya Planına gereği konularına göre ayrı ayrı klasörlerde saklanır.

Dosyalama İşlemleri:

(1) Standart Dosya Planı gereği konularına göre yapılması,

SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik

MADDE 23 - (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, 08/09/2009 tarih ve 2009/54 sayılı Meclis Kararı ile yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kalkar.

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

MADDE 24 - (1) İş bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 25 - (1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisinin kabulü ve 3011 sayılı Kanun gereği ilanı ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 26 - (1) Bu yönetmelik Hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

Belediye Meclisi Yönünden

• Müdürlüklerden gelen ve Müdürlüğümüzce hazırlanan tekliflerin Gündem/Ek Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması.
• Belediye Başkanınca belirlenen gündemin meclis üyelerine üç gün önceden ulaştırılmasının sağlanması.
• Meclis toplantı tutanağının hazırlanması, toplantının sesli ve görüntülü kaydının alınması/aldırılması ve arşivlenmesi.
• Belediye Meclisince ihtisas komisyonlarına havale edilen tekliflerin takibini yapmak ve akabinde Müdürlüğümüze gelen komisyon raporlarının Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması. 
• Alınan kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesi.
• Alınan kararların ilgili kurumlara gönderilmek üzere müdürlüğüne gönderilmesi.
• Alınan kararların birer nüshasının Kaymakamlık Makamına gönderilmesi.
• Alınan kararların uygun araçlarla duyurulması.
• Meclis ve ihtisas komisyon üyelerinin huzur haklarının hazırlanması. 

Belediye Encümeni Yönünden

• Müdürlüklerden gelen ve Müdürlüğümüzce hazırlanan tekliflerin Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması.
• Gündem haline gelen tekliflerin karara bağlanması için Encümene sunulması.
• Encümende karara bağlanan tekliflerin, kararlarının hazırlanması.
• Kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesi. 
• Üyelerinin huzur haklarının hazırlanması. 

Genel Evrak Yönünden

• Belediyemize kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerden gelen evrak vb. bildirimlerin amir veya görevli personelden havalesi alındıktan sonra elektronik ortamda kaydının yapılması ve ilgili müdürlüğe zimmet veya elektronik ortamda tesliminin yapılması.
• Cevabi yazılarda evrak çıkışlarının usulüne göre yapılması.
• Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilere gönderilecek evrakların uygun araçlarla (kurye, e-posta, posta vb.) tesliminin sağlanması.

Evlendirme İşlemleri Yönünden

• Evlendirme iş ve işlemleri 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu ile Evlendirme Yönetmeliği gereğince yapılmaktadır.
• Evlenmek üzere başvuran çiftlerin başvurularının kabul edilmesi, nikah akdi için gün verilmesi.
• Kendi soyadını kullanmak isteyen bayanların dilekçeyle taleplerinin alınması.
• Nikah akit işlemlerini başka bir kurumda yaptırmak isteyen vatandaşlara evlenme izin belgesinin düzenlenmesi.
• Nikah akdi yapılan çiftlere uluslararası aile cüzdanı düzenlenmesi, evlenme kütüğüne işlenmesi.
• Gerçekleştirilen nikahların Mernislerinin düzenlenerek İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi.
• Talepleri doğrultusunda dış nikahlar için evlendirme memuru görevlendirilmesi.

İdari İşler Yönünden

• Müdürlüğümüzün evrak iş ve işlemlerinin takip ve sonuçlandırılmasının sağlanması,
• Müdürlük personelinin özlük iş ve işlemlerinin takibinin yapılması.

Kurum Arşivi Yönünden

• Kurum Arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi için üniversitelerin ilgili bölümlerinde eğitim görmüş veya bu konuda yeterli bilgiye haiz personeller görevlendirilir.
• Kurum tarafından hazırlanan Standart Dosya ve Saklama Planı doğrultusunda, birim arşivlerinden kurum arşivine devri yapılan arşivlik malzeme niteliği taşıyan materyallerin, Çekmeköy Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümleri gereğince teslim alınması, saklanması, kullandırılması ve imha süreçlerinin takip edilmesi, 
• Birim arşivinden gelen veya kurum arşivinde halen mevcut olan dosyaları standart dosya ve saklama planı doğrultusunda gerekli işlemleri yaparak ilgili bölümlere kaldırır.