ÇEKMEKÖY BELEDİYESİ

1. Basınla İlişkilerin Koordinasyonu


2. Medyada Çıkan Haberlerin Takibi


3. Günlük gazetelerin taranması


4. Canlı Yayın Organizasyonları


5. Basın Açıklamalarının Hazırlanması


6. Belediye Başkanının Konuşma Metinlerini Hazırlanması


7. Yazılı ve Görsel Basın Arşivi Oluşturma


8. Kamera ve Fotoğraf Çekimleri


9. Basın Bülteni Hazırlanması


10. SMS ile duyuru ve tanıtımların yapılması


11. Basın Daveti Etkinliği Koordinasyonu


12. Çeşitli Dergi ve Gazetelerden Gelen Röportaj Taleplerinin Yanıtlanması


13. Radyo ve Televizyon programlarının koordinasyonu


14. Basın Kuruluşlarına Başkanımızla Ziyaretler Düzenlenmesi


15. Kurumsal Sosyal Medya İçerik yönetimi ve Takibi


16. Sosyal Medya Aracılığıyla Gelen istek ve Şikayetleri Yönlendirme


17. Başkanımızın Günlük Programının Takibi


18. İstek ve Şikâyet Bildirme,


19. Belediyemiz hizmetleri hakkında bilgi alma ve öneride bulunma


20. Diğer Kamu kuruluşlarına ait iletişim bilgileri sorgulama


21. Başkan-vatandaş buluşmaları


22. Periyodik STK ve Esnaf ziyaretleri


23. Mahalle bazında “Halk Meclisleri” toplantıları


24. Yönlendirme ve Rehberlik Hizmeti


25. Çağrı Merkezi ve Santral Hizmetleri


26. Seri Nokta ve İletişim Merkezleri Hizmeti

 

T.C.

ÇEKMEKÖY BELEDİYESİ

BASIN YAYIN ve HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar,Teşkilat,Bağlılık

Amaç

MADDE 1 -  (1) Bu yönetmeliğin amacı, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün organizasyon yapısını, hukuki statüsünü, kuruluş, görev, yetki ve çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2-  (1) Bu Yönetmelik, Basın Yayın ve   Halkla İlişkiler  Müdürlüğündeki personelin görev yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.  

Yasal Dayanak

MADDE 3 - (1) Çekmeköy       Belediye    Meclisinin  09 / 05 /2014   tarih    ve  33  sayılı  kararı    ile kurulmuş olan  Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393  sayılı   Belediye Kanunu,    5216   sayılı   Büyükşehir  Belediyesi  Kanunu  ve  ilgili  mevzuat  hükümlerine   istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 - (1) Bu yönetmelikte ifade edilen;

a) Belediye                        : Çekmeköy Belediye Başkanlığı’nı,

b) Başkan                           : Çekmeköy Belediye Başkanı’nı,

c) Başkan Yardımcısı      :  Müdürlüğü’ nün bağlı  olduğu  ilgili Başkan Yardımcısını,

ç) Müdür                            : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü’nü,

d)Personel                        :  Memur,İşçi ve sözleşmeli çalışan tüm personeli,

e) Şef                                   :  Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Şefi’ni,

Personel  ve Teşkilat Yapısı

MADDE- 5 (1) Müdürlüğün, Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;

a)Müdür

b)Şef

c)Memurlar

ç)İşçiler

d)Sözleşmeli memurlar

e)Diğer Personel

Bağlılık

MADDE 6- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

Organizasyon

MADDE 7- (1) Müdürlük Organizasyonu aşağıda belirtilen şekildedir.

1-Kalem Şefliği Bürosu

2- Basın Yayın  Bürosu

3-  Halkla İlişkiler Bürosu

      a) Seri Nokta Çözüm Merkezi

      b) Çağrı Merkezi

      c) Danışma

İKİNCİ  BÖLÜM

Müdürlüğün Görev,Yetki ve Sorumlulukları

Müdürlüğün Görevleri

 MADDE 8- (1)Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğün Görev, Yetki ve sorumlulukları şunlardır;

(a)Basın kuruluşlarında kurumumuzla ilgili çıkan günlük haber ve yorumlar takip edilir. Kupürlerle basından özetler tasnif edilip,Başkanlık Makamı bilgilendirilir,lehte ve aleyhte çıkan haberler değerlendirilir. Başkanlık Makamının isteği doğrultusunda gerekli açıklamalar yapılır.

(b)Belediyenin ve Belediye Başkanının tüm medya kuruluşları ile (gazeteler, dergiler, televizyonlar radyolar gibi) iletişimini sağlar. Başkanlık makamının, basın mensuplarını kurumlarında ziyaretlerini koordine etmek,basın mensuplarının ilçede misafir edilmesini sağlamak, özel gün ve haftalarda ilgili kişi ve kurumlara, Belediyemizin tanıtımına yönelik materyallerin hazırlatılmasını ve gönderilmesini sağlamak.

(c)Belediyenin yapmış olduğu tüm imar, altyapı, sosyal ve kültürel etkinlik ve hizmetleri kamuoyunu bilgilendirmek maksadıyla, basın kuruluşlarını, basın bültenleri ve basın bildirileri ile bilgilendirilir.

(ç) Başkanlık makamının uygun gördüğü etkinliklere basının davet edilmesi, etkinlik süresince ağırlanması, etkinlikle ilgili bilgilendirme yapılması, basın mensuplarının istediği materyallerin temin edilmesi.

(d)Belediyemizin amaç, prensip ve faaliyet programları hakkında bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, ilçeye kazandırılan hizmetlerin tanıtımı ve halka duyurusunun yapılması.

 (e)Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimlerini yapar veya yaptırır ve bu materyalleri ihtiyaç duyan birimlere verir ve arşivlenmeleri ile ilgili çalışmaları yürütür

(f)Yıl içerisindeki kamera çekimlerinden derlenen görüntülerle belediyemizin tanıtım CD’lerini yapar ya da yaptırır. Gerekli görülen görüntülerle ilgili  prodüksiyon çalışmalarını yürütür.

(g)Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordineli olarak Belediye hizmetleri ve gerekli duyurular konusunda web sitesini güncelleme işlemini yapar.

(ğ) Belediyenin ve başkanlık makamının sosyal medya mecralarının kullanılması, takip edilmesi ve koordinasyonunun yapılması

(h) Başkanlık makamınca uygun görülen konu ve etkinliklerde sosyal medyada gündem oluşturulması, tanıtımının yapılması, gerektiğinde sosyal medya ajanslarından teknik reklam, tanıtım v.b. gibi konularda hizmet desteği alınmasını sağlar.

(ı)Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğünün belirlediği konularla ilgili düzenlenecek sempozyum v.b. toplantıların tanıtımı, organizasyonun,  yürütülmesi sağlanır. Basın ile ilgili  düzenlenen    sempozyum  vb. toplantılara katılımın koordinasyonunu yapar.

(i) Yazılı, görsel, işitsel ve internet    mecralarında  Belediyemizin tanıtımıyla ilgili reklam ve ilanların yayımlanmasını sağlar.

Müdürlüğün Yetkisi

MADDE 9- (1) Basın yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 03.07.2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanununu ve yürürlükteki diğer kanun ve yönetmelikler çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

MADDE 10- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve dikkatle yapmak ve yürütmekle sorumludur.

 

ÜÇÜNCÜ  BÖLÜM

Müdürün Atama,Görev, Yetki ve Sorumlulukları, Vekalet

Müdürün Atanması

MADDE 11- (1) 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik”hükümleri doğrultusunda atanır.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 12- (1) Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları şunlardır;

(a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 Sayılı Belediye Kanununa dayanarak, Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

(b) Müdürlüğünü Başkana karşı temsil eder.

(c) “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar.

(ç)Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup, memur, işçi ve diğer personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.

(d) Müdürlükte görevli personel arasında, görev dağılımı yapar.

(e) Müdürlüğüne çalışma ve usul esaslarını geçerli mevzuatlar çerçevesinde   belirler.

(f) Müdürlüğün bünyesinde görev yapan birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini gözeterek, bu konuda gerekli tedbirleri alır.

(g) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer müdürlükler ve ilgili birimler arasında koordinasyonu sağlar.

(ğ) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak, yıllık Bütçesini hazırlar.

(h) Performans Hedefleri, İş Kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak, günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar.

(ı) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllık Faaliyet Raporu” hazırlar.

(i) Müdürlüğünde   Kamu  İç  Kontrol Sisteminde   ve  Kalite Yönetim   Sisteminin

kurulmasında  birinci derecede sorumludur. Bu konuda Stratejik Müdürlüğü ile koordineli çalışır.

(j) Müdürlüğün geçmiş dönemine ait bilgilerinin, dosyalarının, raporlarının kurumsal bir formatta “Standart Dosya Planı” na göre arşivlenmesini sağlar. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır.

(k) Müdürlükçe alınacak kararlara ilişkin meclise sunmak üzere teklifler hazırlar.

(l) Disiplin amiri olarak, sorumlu olduğu personele, gerektiği durumlarda mevzuatta öngörülen disiplin cezaları verir.

(m) Müdürlükle ilgili yazışmalarda birinci derecede imza yetkisine sahiptir.

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürüne Vekalet

MADDE 13- (1) Müdürün izinli veya raporlu olduğu durumlarda, Müdürlük görevlerinin devamı için, Başkanlık Onayı ile uygun görülen personel Müdür Vekili  olarak görevlendirilir.
 

   DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Şef ve Diğer Personelin Görev,Yetki ve Sorumlulukları

Şeflerin Atanması

MADDE 14- (1) En az lise tahsili yapmış, bilgi,beceri ve deneyimi ile şef olmak için yeterli vasıfları taşıyan olumlu sicil almış memurlar arasından mevzuata uygun olarak Başkanlık Onayı ile atanır.

Kalem Şefinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları şunlardır;

MADDE 15- (1) Kalem Şefi’ nin görev,yetki ve sorumlulukları şunlardır;

(a) Kendisine amirleri tarafından tevdi edilen işleri, mevzuata uygun olarak yapar veya bu işleri emri altında çalışan personele yaptırır. İşleri zamanında ve ekonomik olarak sonuçlanması için plan ve program çerçevesinde yerine getirir. Emrindeki personele verdiği görevleri takip ederek görevin en iyi ve en doğru şekilde sonuçlanmasını sağlar.

(b) Resmi tebliğleri Müdürlük adına tebliğ eder.

(c) Müdürlüğe gelen-giden evrakın, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt,havale,zimmet ve dosyalama işlemlerini yürütür ve yürütülmesini sağlar. Tüm belgelerin konusu ile ilgili önceki belgeler ve dosyaların irtibatını kurarak otomasyona girilmesini ve arşivlenmesini sağlar.

(ç)Özel veya tüzel kişiler ile resmi Kurum ve Kuruluşlardan, Müdürlüğe intikal ettirilen evrakın tebligat işlemlerini yapar.

(d) Kalem Şefi bünyesinde çalışan personeller vasıtasıyla Müdürlüğün yazılarını en kısa süre içerisinde yazışma kurallarına uygun yazarak, ilgili makamlara teslim edilmesini sağlar.

(e) Müdürlüğün bilgi işlem hizmeti konusundaki işlemlerini yürütür. En iyi şartların oluşması için emek sarf eder.

(f)Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlar. Önemini kaybeden evrakı ilgili mevzuata göre imha eder.

(g) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlar ve takibini yapar.

(ğ) Müdürlük adına bütün resmi evrakları alır ve deftere kaydeder.

(h) Müdürlük bünyesinde hazırlanacak olan ihale ve satın almalara ilişkin teknik şartnamenin oluşturulması konusunda ilgili birim ve müdürlüklere destek sağlar.

(ı)Müdürlük için gerekli kırtasiye malzemelerinin temini hususunda ilgili müdürlükle yazışmalar  yaparak   malzemelerin  temini,   ilgili   kişilere dağıtımı ve stoklama    işlemlerini yürütür.

(i)Müdürlüğün    aylık   ve   yıllık   planlamalarına   ilişkin   çalışmalar   yaparak    bu

çalışmaların stratejik planla uyumunu tespit eder.

(j)Yapılan faaliyetlerin ve     üretilen projelerin Belediyenin  misyonuna,   vizyonuna,

temel değerlerine  ve kalite politikasına uygunluğunun kontrolünü yaparak, bu konuya ilişkin raporlar hazırlar.

(k)Uygulamaya konulan her türlü faaliyetin, amaç ve hedeflerine göre tutarlılık ve uygunluğunu analiz ederek raporlar.

(l)Müdürlüğün aylık ve yıllık faaliyet raporlarını, stratejik plan ve performans göstergelerini hazırlar.

(m)Müdürlüğün resmi yazışmalarını yaparak, bu yazışmaları usulüne uygun olarak arşivlenmesini sağlar.

(n)Birim Müdürü tarafından kalem şefliğiyle  ilgili olarak, kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek.

Birim Kalite Yönetim Sistemi (KYS) Sorumlusu

MADDE 16- (1) Birim KYS Sorumlusunun görev,yetki ve sorumlulukları şunlardır;

(a)KYS kapsamında birim içinde süreçler, görev tanımları, talimatlar, formlar, iş akış şemaları hazırlamak ve gerekli güncellemeleri yapmak.

(b)KYS kapsamındaki dokümanların birim içinde kullanılması sağlamak.

(c)Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi yönünden değerlendirerek, birim kaynaklarını, kurum tarafından belirlenen politika ve hazırlanan planlar doğrultusunda verimli uygulanmasında, izlenmesinde ve yeni durumlara göre hizmetin kalite ve verimliliğinde sürekliliği sağlamak üzere gerekli tedbirlerin alınması için bilgi vermeyi sağlamak.

(ç)Birimde oluşacak uygunsuzluklara düzeltici/önleyici faaliyet hazırlamak ve takibini yapmak. Düzeltici/önleyici faaliyet sonucunda ulaşılan çözümlerin standartlaştırılması için bilgilendirmede bulunmak.

(d)Birim ile ilgili dokümanları hazırlamak ve birimde dokümanların takibini yapmak.

(e)Bütün çalışanların iş ve görev tanımına uygun olarak çalıştırılması, birim içi koordinasyonun sağlanması ve sürekli gelişmeye dayalı bir ortamın oluşturulmasını sağlamak.

(f)yapılan KUS çalışmaları hakkında birim çalışanlarına bilgi vermek.

(g)Yönetim sistemleri ile ilgili faaliyetlerin kaydedilmesini ve birime bilgi verilmesini sağlamak.

(ğ)Birimlerde KYS kapsamında kullanılacak dosya ve dokümanları muhafaza etmek.

(h)Birim Müdürü tarafından KYS ile ilgili olarak, kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek.

Taşınır Kontrol Yetkililerinin Görev, yetki ve Sorumlulukları

MADDE 17- (1) Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi, harcama yetkilisi tarafından memuriyet ya da çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini usule uygun şekilde yapabilecek niteliğe sahip personel arasından seçilir.

(2) Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

(a)Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmasına yardımcı olmak,

(b)Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak,

(c)Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek,sayımlarını yapmak ve yaptırmak.

(ç)taşınırları niteliğine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen taşınırları muhafaza etmek ve taşınırları yangına, ıslanmaya, bozulmaya ve çalınmaya karşı korumak amacıyla gerekli tedbirleri almak.

(d)Taşınırların giriş ve çıkışına dair kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belgeleri tanzim etmek ve kesin kabulü yapılmayan taşınırların kullanımına engel olmak.

(e)Birim Müdürü tarafından taşınır kayıt kontrol işlemleriyle ilgili olarak, kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek.

Birim mutemedi görev, yetki ve sorumluluk

MADDE 18 - (1) Birim Mutemedi Görev, Yetki ve Sorumlulukları şunlardır

(a) Harcama yetkilisi tarafından yazılı olarak görevlendirilen ve kendisine verilen avans veya adına açılan kredilerle sınırlı olarak yapacağı harcamalar konusunda harcama yetkilisine karşı sorumlu, bunların mahsubuna ilişkin belgeleri muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade etmekle yükümlü olan kişidir.

(b)Ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade etmekle yükümlüdür.

(c)Birim Müdürü tarafından birim mutemedi işlemleriyle ilgili olarak, kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek.

Gerçekleştirme görevlisi görev, yetki ve sorumluluk

MADDE 19 - (1) Gerçekleştirme Görevlisi Görev, Yetki ve Sorumlulukları şunlardır;

(a)Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütmek

(b)Ödeme emri belgesi düzenlemek

(c)Ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol yapmak. Bu kontrol sonucunda, Ödeme Emri Belgesi üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşerek imzalamak.

(ç)Birim Müdürü tarafından birim gerçekleştirme işlemleriyle ilgili olarak, kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek.

Basın Yayın Şefi’nin Görev,yetki ve Sorumlulukları şunlardır;

MADDE 20- (1)Basın Yayın Şefi’nin görev,yetki ve sorumlulukları şunlardır;

(a)Görevi    gereği   Müdürlükçe    kendilerine   verilen       işleri    yasalar  ve   yönetmelik

esaslarına  göre yapar ve memurları vasıtasıyla yaptırır.

(b)Şef, işlerini plan ve programa bağlayarak, bunların en iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.

(c)Şef olarak, basınla ilişkiler, web   sitesinin   düzenlenmesine   yardımcı   olma,    tanıtım

malzemelerinin   yayımı, kültürel etkinlik vb. çalışmaların koordinasyonunu sağlar.

(ç)Basın Yayın Şefliği medyada belediye ile ilgili çıkan her türlü haber, yayın bilgiyi günlük olarak takip eder.

(d)Basın Yayın Şefliği, Müdürlüklerle gerekli koordinasyonu kurarak basın bültenleri içindeki bilgileri inceler, cevap verilmesi gereken hususlarda taslak hazırlayarak, Başkanlık Makamına sunulmak üzere Müdüre sunar.

(e)Basın toplantısı düzenler.

(f)Görev unvanına uygun olan amirin istediği diğer işleri yapar.

(g)Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün belirlediği konularla ilgili düzenlenecek  sempozyum vb. toplantıların tanıtımı, organizasyonun yürütülmesini sağlar. Basın ile ilgili düzenlenen sempozyum, seminer vb. toplantılara katılımın koordinasyonunu yapar.

(ğ)Belediyenin kısa mesaj servisini kullanarak tanıtım amaçlı mesajlar göndermek.

(h)Belediye hizmetlerinin tanıtımı için kanun ve yönetmeliklere uygun her tür tanıtım yönetimini ve gelişen teknolojiye paralel her tür dijital  imkanları kullanmak.

(ı)Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordineli olarak, Belediyenin tanıtımını yapmak ve faaliyetlerini duyurmak amacıyla, internet ortamında sosyal paylaşım sitelerini kullanmak, gerektiğinde en fazla girilen sitelerin tespitini yaparak o sitelerde tanıtım amaçlı haberlerin yayılmasını sağlamak.

(i)Yıl içerisinde arşivlenen fotoğraf ve görüntüleri kullanarak İlçenin ve belediyenin tanıtım filmini hazırlamak.

(j) Bütün etkinliklerin ve İlçenin doğal güzelliklerinin fotoğraf ve kamera çekimini yaparak, bu görüntüleri arşivlemek ve ilgili müdürlüklerle paylaşmak.

(k) Belediyenin  tüm hizmetlerinin halka  duyurulması amacıyla yazılı ve görsellerin iletişim kanalları yoluyla, halka duyurulmasını sağlamak.

(l)Basında   çıkan   yanlış,   hatalı   ve   eksik   haberleri   tespit etmek,  konuya ilişkin ilgili

müdürlüklerden doğru bilgileri alıp, Hukuk İşleri Müdürlüğü nezaretinde tekzip metinleri hazırlamak ve bunları basına iletmek.

(m)Başkanlık   Makamınca   uygun   görülen    konu   ve   etkinliklerde   sosyal    medyada

gündem oluşturulması, tanıtımının yapılması, gerektiğinde sosyal medya ajanslarından teknik, reklam, tanıtım vb. konularda hizmet desteği alınmasını sağlar.

(n)Kendisine bağlı olarak çalışmakta olan personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri yolunda çalışmalar yürütür.

(o) Birim Müdürü tarafından basın yayın işlemleriyle ilgili olarak, kendilerine verilen diğer

işleri yerine getirmek.

Halkla İlişkiler Şefi’nin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 21- (1) Halkla İlişkiler Şefliğinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

(a)Belediyenin      Halkla    İlişkiler   stratejisinin    oluşturulması   ve    uygulaması faaliyetlerinde bulunmak.

(b)Kurum birimleri ile kent halkı arasında etkin bir iletişimin kurulması faaliyetlerini yürütmek.

(c)Belediyemizin sunduğu hizmetlerle ilgili kent halkına yönelik anket, kamuoyu araştırmaların yapılması ve sonuçlarının değerlendirilmesi faaliyetlerini sürdürmek.

(ç)Kent halkı ve kamu açısından anlamlı ve özel günlerde  düzenlenecek etkinliklerin, programların hazırlanması faaliyetlerini yürütmek.

(d)Kent halkını belediyemiz faaliyetleri hakkında bilgilendirmek, görüş ve önerilerini almak amacıyla, etkinlik ve toplantıların düzenlenmesi faaliyetlerini yürütmek.

(e)Kent  halkının      sorunlarını   çözmek,  şikayetleri   ve   ihtiyaçlarını   gidermek      için

başkanlık ve diğer birimlere gerekli bilgilerin sağlanması amacıyla kurulan “Seri Nokta Çözüm Masası” nın faaliyetlerini sürdürmek.

(f)Kent   halkının    şikayet ve taleplerini,  Belediyemize  iletmeleri  adına oluşturulan Çağrı Merkezinin 24 saat esasına göre çalışması, gelen şikayet ve taleplerin ilgili birimlere yönlendirilmesi ve çözülmesi faaliyetlerini yürütmek.

(g)Birim Müdürü tarafından halkla ilişkiler işlemleriyle ilgili olarak, kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek.

MADDE (21.1)SERİ NOKTA Çözüm Masası

(a)Çekneköy Belediyesi ile İlçede yaşayan vatandaşlar arasındaki ilişkilerde birinci basamak işlemleri yürütür. Kurulan temaslarda vatandaş memnuniyetini maksimum düzeyde tutmaya çalışır.

(b)Belediye ile gerek kişisel başvurular, gerekse iletişim araçları yolu ile kurulacak temasların, kalite standartları ve vatandaş memnuniyeti çerçevesinde gelişimi sağlar.

(c)Belediye bünyesindeki kurum içi çalışmaları kapsayan müdürlüklerin vatandaşla kuracakları ilk temas, başvuru, bilgilendirilme, yönlendirilme çalışmalarını yürütür.

(ç)Kişisel başvuru esasına dayalı istek, talep, şikayet ve beklentiler ile Belediye ile ilgili birinci basamak işlemleri ele alan Çözüm Masası işlemleri hizmetlerindeki temasları düzenler.

(d)Vatandaşların şahsen başvuruları ile yapmış oldukları istek, talep, şikayet ve beklentiler, kişisel bilgi kayıtları veya teyidi akabinde, otomasyon üzerinden işlem görmek üzere ilgilibirimlere aktarır.

(e)Konuyla bağlantılı vatandaş memnuniyetini telefon araması yaparak ölçer.

(f)Bilgilendirilme işlemleri kapsamında gelen her türlü istek, şikayet ve önerileri ilgili birimlere yönlendirir ve takibini yapar.

(g)Konunun çözüldüğü hususunda vatandaştan teyit alarak, evrakı kapatmakla yükümlüdür.

(ğ) Birim Müdürü tarafından seri nokta işlemleriyle ilgili olarak, kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek.

MADDE (21.2)Çağrı Merkezi Masası

(a) Mesai saatleri /24 çalışma esasına göre düzenlenmiş olup, nöbet sistemiyle  çalışır.

(b) Vatandaşların çağrı merkezini araması, internet üzerinden e-mail veya sesli mesaj bırakarak, temenni, öneri, teşekkür başvuruları alınması sağlanır.

(c)Web sitesinden, sihirli   kalem   ve mobil sms üzerinden  gelen  başvuruların ilgili müdürlüklere yönlendirilmesi yapılır.

(ç)Belediyemiz sınırları içerisinde yaşayan vatandaşlarımızın Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde her türlü istek, dilek, şikayetleri Çağrı Merkezi personeli tarafından, elektronik ortamda kayıt altına alınarak, kurum içinde ilgili birimlere yönlendirilir.

(d)Alınan başvuruların ilgili birimler tarafından 3 işgünü içinde vatandaşa geri dönüşü noktasında koordinasyonu sağlar.

(e)Kurum dışı gelen her türlü istek, dilek ve şikayetleri gerekli kurumlara bildirir.

(f)Kurum dışı gelen başvuru sonuçlarının vatandaş ile iletişime geçilerek, tarafına bildirilmesi sağlanır.

(g) Kurum içi çağrı yönlendirme, dahili aktarma işlemlerin koordinasyonu yürütülür.

(ğ) Rutin olarak gerçekleştirilen faaliyetlerin raporu hazırlanır, dijital ortamda birim müdürüne sunulur.

(h) Çağrı Merkezi aylık nöbet çizelgesi hazırlanır.

(ı) Birim Müdürü tarafından çağrı merkezi  işlemleriyle ilgili olarak, kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek. 

MADDE(21.3)Danışma Bürosu

(a)Herhangi bir işi dolayısıyla, Belediyemize gelmiş olup, gideceği yeri ve birimi

bilmeyen vatandaşlarımızın gerek kurum içi, gerekse, kurum dışı yönlendirilmeleri yaparak, danışmanlık hizmeti gerçekleştirir.

(b)Belediye Başkanlığımıza ziyarete gelen vatandaşlarımızın güvenlik kontrolünden

geçişlerinin sağlanması ve kimlik bilgilerinin alınması noktasında, güvenlik görevlileriyle koordineli hareket etmek, gelen misafirlerin ilgili birimlere ziyaretçi kartlarıyla yönlendirilmesi sağlanır.

(c)Birim Müdürü tarafından danışma hizmet işlemleriyle ilgili olarak, kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek.
 

ALTINCI  BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin Yerine Getirilmesi

Görevin Alınması

MADDE 18- (1) Müdürlüğe gelen    yazı ve    dilekçelerin   tamamı    gelen   evrak   defterine   kaydedilir. Müdür tarafından okunup ilgili birime delege edilir.

Görevin Planlanması

MADDE 19 – (1) Basın   Yayın    ve  Halkla  İlişkiler  Müdürlüğündeki    çalışmalar   müdür   tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin Yürütülmesi:

MADDE 20- (1) Müdürlükteki görevli tüm personel, kendilerine görevleri kanun ve Yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
 

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük birimleri arasında işbirliği

MADDE 21-  (1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

(a) Müdürlüğe gelen   tüm  evraklar  toplanıp  konularına  göre   dosyalandıktan  sonra müdüre iletilir.

(b) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

(c) Bu  Yönetmelikte   adı   geçen   görevlilerin   ölüm   hariç   herhangi    bir   nedenle görevlerinden ayrılmaları  durumunda  görevleri  gereği   yanlarında   bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni   görevliye devir   teslimini   yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma   işlemleri yapılmaz.

(d) Çalışanın   ölümü   halinde,   kendisine   verilen  yazı,  belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon

MADDE- 22  (1) Müdürlükler   arası   yazışmalar  Müdür’ ün   imzası   ile   yürütülür. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları   ve   diğer   şahıslarla   ilgili   gerekli   görülen   yazışmalar; Müdür ve  Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla Yapılacak İşlemler Ve Arşivleme
 

MADDE -23 (1) Gelen–Giden Evraklarla Yapılacak İşlemler;

(a)Müdürlüğe     gelen evrakların   önce   kaydı  yapılır. Müdür     tarafından        ilgili

personele havale edilir. Personel   evrakın   gereğini zamanında ve noksansız olarak yapmakla yükümlüdür.     

(b)Evraklar  ilgili   personele   zimmetle   ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen   ve   giden

evraklar    ilgili   kayıt defterlerine    sayılarına göre işlenir, dış   müdürlük   evrakları   zimmet karşılığı ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri   elektronik ortamda yapılır.

(c)Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt ve    belgeler, aynı bilgileri içerecek   şekilde

elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu    şekilde   düzenlenecek   defter,    kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.

Arşivleme Ve Dosyalama

MADDE 24 – (1) Müdürlükçe yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre ayrı ayrı klasörlerle arşivlenir. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.    
 

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim ve Disiplin Hükümleri

MADDE 25 – (1)Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

(2) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

(3) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler   Müdürlüğünde çalışan tüm  personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vs. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur
 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar

Yürütme ve Yürürlük

 Yönetmelikte yer Almayan Hususlar

MADDE 26- (1) İş  bu    yönetmelikte   yer almayan    hususlarda   yürürlükteki   ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

YÜRÜTME

MADDE 27- Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

YÜRÜRLÜK

MADDE 28- (1) Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Kanunun 18/m bendi gereği   Çekmeköy Belediye Meclisinde kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Madde 1-(1) 09.05.2014 tarihli ve 33 sayılı Belediye Meclis kararı ile kabul edilen Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliğinin Müdürlüğün Görevleri başlıklı 8’inci maddesinin (i) bendinden sonra gelmek üzere aşağıdaki şekilde (j) bendi eklenmiştir.

(j) BİMER (Doğrudan Başbakanlık İletişim Merkezi) ve bilgi edinme sorumlularından oluşan bilgi edinme kalemi genel olarak,”4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununa göre yapılacak başvuruların kabul edilmesi, izlenmesi, sonuçlandırılması ve başvuru sahibine bilgi verilmesi” iş ve işlemlerini yürütmek.

Madde 2-(1)09.05.2014 tarihli ve 33 sayılı Belediye Meclis kararı ile kabul edilen Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliğinin Müdürün Görev Yetki ve Sorumlulukları başlıklı 12’inci maddesinin (i)bendinden sonra gelmek üzere aşağıdaki şekilde (j) bendi eklenmiştir.

(j) BİMER (Doğrudan Başbakanlık İletişim Merkezi) ve Bilgi Edinme Kanunu kapsamında alınan istek ve şikayetlerin kayıt altına alınması, ilgili müdürlüklere yönlendirilmesi ve süresi içinde sonuçlandırılması iş ve işlemlerinin takibi ,kontrolü ve koordinasyonunu sağlar.

Madde 3-(1) 09.05.2014 tarihli ve 33 sayılı Belediye Meclis kararı ile kabul edilen Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliğinin 16. Maddesi Birim Kalite Yönetim Sistemi (KYS) Sorumlusu, Birim Bilgi Edinme Sorumlusu, BİMER Sorumlusu olarak değiştirilmiş olup 16-(1)’inci fıkrasından sonra gelmek üzere 16-(2) Birim Bilgi Edinme Sorumlusu,16(3) BİMER Sorumlusu olarak yeni fıkralar eklenmiştir.

Birim Bilgi Edinme Sorumlusu

Madde 16-(2) Bilgi Edinme Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır,

(a) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununa göre bilgi edinme başvuruları ,Çekmeköy Belediyesinin resmi web sitesinde yer alan başvuru formunun bilgiedinme@cekmekoy.bel.tr adresine gönderilen bilgi edinme başvurularının otomasyon programı üzerinden kabul edilmesini sağlar.

(b) Kabul edilen başvuruların müdürlüklerin görev ve sorumluluk alanlarına göre tasnif edilerek, otomasyon programı üzerinden ilgili müdürlüklere gönderilmesini sağlar.

(c) Müdürlüklerce süresi . içerisinde verilen cevaplar otomasyon programı üzerinden gelen bilgi edinme başvurusunun cevapla bölümüne girilerek, cevapla/kaydet butonuna basılması ile başvuru sahibine bilgi verilmesini sağlar.

(ç) Süresi içinde cevaplanmayan bilgi edinme başvuruları, otomasyon programı üzerinden takip edildiğinden, cevaplandırılması konusunda birim amirine bilgi verilmesini sağlar.

(d) Gerektiğinde başvurular hakkında rapor alınması ve birim amirlerine bilgi verilmesini sağlar.

(e) Bilgi Edinme İşlerinde, yazışma yapılması halinde ise yazışmaların standart dosya planına uygun şekilde yapılmasını sağlar.

(f) Birim Müdürü tarafından BİMER iş ve işlemleriyle ilgili olarak, kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek.

 

BİMER Sorumlusu

Madde 16-(3) BİMER Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır,

(a) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununa göre yapılacak BİMER başvurularının

http://bimer.basbakanlık.gov.tr)üzerinden kabul edilmesini sağlar.

(b) Kabul edilen başvuruların, müdürlüklerin görev ve sorumluluk alanlarına göre tasnif edilerek, ilgili müdürlüğe süresi içerisinde cevaplandırılmak üzere fiziki ve elektronik ortamda gönderilmesini sağlar.

(c) Müdürlüklerce fiziki veya elektronik ortamda verilen cevaplar, cevapla /kaydet butonuna basılması ile ilgili kuruma bilgi verilmesini sağlar.

(ç) Ayrıca, başvuru sahibinin e-posta adresinin bulunması halinde ise bilgi@cekmekoy.bel.tr e-posta adresi üzerinden başvuru sahibine bilgi verilmesini sağlar.

(d) Süresi içinde cevaplanmayan BİMER başvuruları, web üzerinden takip edildiğinden cevaplandırılması konusunda birim amirine bilgi verilmesini sağlar.

(e) Gerektiğinde başvurular hakkında rapor alınması ve birim amirlerine bilgi verilmesini sağlar.

(f) Yapılan yazışmaların standart dosya planına uygun yapılmasını sağlar.

(g) Birim müdürü tarafından BİMER iş ve işlemleriyle ilgili olarak ,kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek.

 

Yürürlülük

Madde 4-(1) Bu Yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 6-(1) Bu yönetmelik hükümlerini Çekmeköy Belediye Başkanı yürütür.