1.Projenin Konusu 

İstanbul Kalkınma Ajansının desteğiyle “Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı “ kapsamında yürütülen “Dijital Kalem Teknolojisinin Belediye Süreçlerinde Kullanılması ve Belediye Otomasyon Programına Entegrasyonu” projesidir.

2. Projenin Amaçları
Çekmeköy belediyesi, 2009 yılında ilçe belediyesi olmuş, bu tarihten sonra belediyecilik faaliyetleri hızlanmıştır. Şuan itibariyle belediyemizin kullandığı bilgisayar otomasyon sistemi bulunmakta olup, tüm kayıtlar burada tutulmaya çalışılmaktadır. 
Kurumlarda yapılan işleri kaydetmek, ölçmek büyük bir önem arz etmektedir. Bu amaçla bilgisayar teknolojilerinin de gelişimiyle büyük mesafe kat edilmiş ve bilgiyi sistematik bir şekilde kaydedebilmek ve sonrasında analiz edebilmek için Bilgi Yönetim Sistemleri kurulmuştur. Belediyeler de bu ihtiyacı karşılamak üzere artan bir şekilde Belediye Otomasyon Sistemleri kullanmaya başlamışlardır.
Belediye Otomasyon Sistemlerinin kullanılmasında yaşanan birkaç önemli sorundan bir tanesi işin tabiatı gereği veya mevzuat gereği elle doldurulması gereken form/evrakın ayrıca otomasyon programına girilmesidir. Bu durum hem bilgi girişi için ekstra bir personel tahsisi gerektirmekte, hem de bilginin ister istemez otomasyon programına daha sonra girilmesi sebebiyle canlılığını azaltmakta ve elle veri girişinde yaşanan başka hatalara sebebiyet vermektedir. Ayrıca sahada doldurulması gerekli formların ve formu dolduran kişinin kontrolü zor olmaktadır. 
Verilerin / bilgilerin kağıtlara yazılmadan doğrudan bilgisayara girilmesi her zaman teknik olarak mümkün olmamakta, çoğu zaman mümkün olduğunda ise de yoklama tutanaklarında olduğu gibi mevzuat gereği ayrıca evrakın elle doldurulması zorunluluğu olduğu için zaman ve iş kaybına sebep olmaktadır. Proje tam da bu sorunları / verimsizlikleri / zaman ve iş kayıplarını önlemek amacıyla hazırlanmıştır. Proje, Dijital Kalem teknolojisinin belediye otomasyon süreçlerinde kullanılması ve bu sayede hem belediyedeki iş veriminin artması hem de hizmet kalitesinin artırılması ile ilgilidir. 
Dijital Kalem, kağıda yazılanların bilgisayar ortamına aktarılmasını, insanların çalışma alışkanlıklarını değiştirmeden, kağıt yüzeylerin akıllı hale getirilmesini sağlayan "dijital kalem ve kağıt“ teknolojisidir. Bilgileri resim formatında aktarmakla birlikte, el yazısını dijital veriye çevirerek kullanılan sisteme data olarak aktarır. Bütün dünyada kriminal inceleme laboratuarları tarafından imza karşılaştırma ve doğrulama için kullanılan "basınç, yer, zaman ve rotasyon" dörtlüsünü dijital ortama taşıyabilen tek üründür. Basit bir tükenmez kalem görünümündedir. Bu teknolojiyle kağıt üzerine yazılan hiçbir bilginin, tekrar bilgisayara girilmesi zorunluluğu ortadan kalkmaktadır. Magicpen sayesinde yazılı formların dijital ortama geçirilmesi esnasında veri kaybı olmamakta ve hata yapılmamaktadır. 

 

Şekil 1. Dijital Kalem

Yukarıda açıklananlar doğrultusunda Projenin Genel Amacı; Yerel kurum ve kuruluşların hizmetlerinde bilgi ve teknoloji kullanımının yaygınlaştırılması, geliştirilmesi ve İşgücünün yeni teknolojileri kullanabilme kapasitesinin artırılması, Projenin Özel Amacı ise; Çekmeköy Belediyesi’ ne magicpen teknolojisinin alınması ve ülkemizde ilk defa olarak belediye otomasyon sisteminde kullanılması ile tüm süreçlerde verimin artırılması, hataların önlenmesi, veri girişlerinde zaman ve kırtasiye tasarrufu elde edilmesi, çalışanların yeni teknolojileri kullanabilme kapasitelerinin artırılması sonucunda hizmet kalitesinde artışın sağlanmasıdır.

3. Proje ile Elde Edilecek Kazanımlar
Denetim formları kapsamında elde edilecek kazanımlar: Mevcut durumda temizlik işleri müdürlüğü, Çevre konusunda zabıta müdürlüğü genel kamu hizmetleri bağlamında mali hizmetler vergi kontrolü, ruhsat ve denetim müdürlüğü işyeri ruhsatlandırma hizmetleri bağlamında sağlık ve gıda denetimleri çerçevesinde işyeri denetimleri yapmaktadır. Bu denetimlerin tamamında denetim türüne göre tasarlanmış formlar kullanılmakta, denetimlerde görevli personeller tarafından doldurulan bu formlar daha sonra ilgili müdürlük büro personeli tarafından otomasyon programındaki ilgili programlara girilmektedir. Dijital Kalem teknolojisiyle büro personelinin iş yoğunluğunu artırmadan denetim form bilgileri istenildiğinde online veya çalışma sonunda başka bir faaliyete gerek kalmadan otomasyon sistemine girilecektir (Şekil 2). Yine 3G telefon ve GPRS entegrasyonu sayesinde denetim elemanlarının da kontrolü online sağlanacaktır. Bu sayede iş süreçleri hızlanacak, büro elemanlarının yoğunlukları azalacak ve hizmet kalitesi artacaktır.

Şekil 2. Magic pen ile yazılan yazının sisteme aktarılması

Beyaz masa (Başvuru ve şikayet takibi) sürecindeki kazanımlar: Mevcut durumda belediyeye yapılan başvuru talep ve şikayetler vatandaşın doğrudan belediyeye gelmesi veya telefonla araması veyahut ta internet yoluyla veya üst yönetimin esnaf ziyaretleri çerçevesinde yapılmaktadır. Bunlardan sadece internet üzerinden gelen talep veya istekler otomasyon programına girmektedir. Telefonla veya yüzyüze gelen istekler önce kağıda ve sonra bilgisayara alınmakta, sahada alınan taleplerin hiçbirisi kayıt altına alınamamaktadır. Böyle olunca da ne kadar şikayet geldiği, şikayetin ne derecede sonuçlandırıldığı ortaya çıkarılamamaktadır. Dolayısıyla hizmet kalitesi istenen seviyelere çekilememektedir. Bu projeyle tüm istek ve şikayetler anında otomasyon sistemine geçilerek ne kadar istek, şikayet olduğu, ne derecede sonuçlandırıldığı belirlenecek ve hizmet kalitesi artırılacaktır. Bu sayede şeffaf bir anlayış sağlanacaktır. Özellikle dilek, şikayet ve istekte bulunacak vatandaşlara yönelik olarak kazanımlar artacaktır.
Toplantı ve görev/iş takip formları: Toplantı kararları ve görev emirleri kurumlarda işin niteliği gereği yazılı ortamlarda yapılmakta ve ajanda üzerinden takip edilmektedir. Bunları yazılım üzerinden takip eden kurumlarda da yazıya geçirilen kararlar daha sonra otomasyon programına geçilmektedir. Bu süreçte bir gecikme söz konusu olup, ayrıyeten veri girişi yapan kişinin iş yoğunluğu artmakta ve bu olay daha sonradan gerçekleştiği için görev veya emir canlılığını yitirmekte ve alınan kararların çoğunluğu etkin şekilde takip edilememektedir. Örneğin belediyemizde son 1 yılda en az 464 adet toplantı bilgisi girilmesi gerekirken iş yoğunluğu vb. gerekçelerle sadece 36 adet tutanak girilmiştir. Dolayısıyla tutanakların %92 si girilmemiş olup, buradaki alınan kararların yerine getirilip getirilmediği takip edilememiştir. Bu da yönetim etkinliğini zayıflatmaktadır. Bu projeyle toplantı tutanakları anında sisteme girilecek böylece iş takibi %100 sağlanacaktır. Yönetim ve yöneticiler bundan yarar sağlayacaktır.
Projenin etkinliği uzun vadede özellikle diğer belediye ve tüm kamu kurumlarına katkı sağlayacaktır. Özellikle kamu kurumlarında iş yoğunluğu Dijital Kalem teknolojisinin kullanılmasıyla azalacak, veri kaybolması ortadan kalkacak ve veri giriş esnasındaki hatalar ortadan kalkacaktır. Dolayısıyla vatandaşlara veya müşterilere sunulan hizmet kalitesi de artacaktır.

4. Beklenen Sonuçlar
• Çekmeköy Belediyesi: Proje ile iş süreçlerindeki verimleri artacak ve vatandaşa daha hızlı hizmet sunumu gerçekleştirebilecektir. 
• Belediye Yönetimi: Belediye başkanı ve başkan yardımcılarının bu projeyle etkinliği artacak ve iş takipleri kolaylaşacaktır. 
• Çalışanlar: Akıllı kalem kullanmaları ile iş yoğunlukları azalacak ve verimleri artacaktır. Bunun yanında yeni teknoloji kullanabilme kapasiteleri yükselecektir. 
• Belediyeye istek ve talepte bulunan vatandaşlar: Bu kişilerin dilek ve isteklerinin tamamı kayıt altına alınacağı için takip edilmeleri kolaylaşacak ve somut çıktılar elde edebilmelerine olanak sağlanacaktır. 
• Vatandaşlar: Daha hızlı hizmet alabileceklerdir. 
• İlçedeki İşletmeler: Ziyaret edilen işletmelere daha hızlı hizmet verilebilecek, veriler daha hızlı sisteme girilerek kayıt altına alınabilecektir. 
• Diğer Belediyeler: Projenin yaygınlaşmasıyla birlikte Dijital Kalem teknolojisini kullanan belediyelerin de verimi ve hizmet kalitesi artacaktır. 
• Tüm Kamu Kurumları, Bankalar, Kargo Şirketleri, Hastaneler vb. kuruluşlar: Projenin yaygınlaşmasıyla birlikte Dijital Kalem teknolojisini kullanan tüm hizmet sektöründeki kuruluşların verimleri artacak ve hizmet kaliteleri yükselecektir.